Zasady opisu bibliograficznego w RUJ/BPP UJ przygotowano na podstawie przepisów katalogowania zgodnych z normami: PN-N-01152-00:1982 Opis bibliograficzny - postanowienia ogólne, PN-N-01152-01:1982, PN-N-01152-01/Az1:1997 Opis bibl iograficzny - książki, PN-N-01152-2:1997 Opis bibliograficzny - wydawnictwa ciągłe, PN-N-01152-5:2001 Opis bibliograficzny - dokumenty kartograficzne, PN-N-01152-07:1985 Opis bibliograficzny - dokumenty dźwiękowe, PN-N-01152-12:1994 Opis bibliograficzny - filmy, PN-N-01152-13:2000 Opis bibliograficzny - dokumenty elektroniczne.

Przyjęto drugi stopień szczegółowości opisu.

Do sporządzenia opisu zastosowano standard metadanych Dublin Core.

Podstawę sporządzenia opisu bibliograficznego stanowi, w przypadku BPP UJ, dokument wydany w postaci drukowanej lub elektronicznej; natomiast dla potrzeb umieszczenia w RUJ pełnego tekstu dokumentu tworzy się również opisy bibliograficzne dokumentów nigdzie dotąd nie opublikowanych.

Opis bibliograficzny dokumentu tworzy się za pomocą formularza wprowadzania danych, w którym poszczególne pola identyfikowane są słownymi etykietami. Pola formularza, w których podanie odpowiednich elementów opisu bibliograficznego jest obowiązkowe zaznaczono czerwoną gwiazdką. Bez wypełnienia tych pól nie ma możliwości przejścia do następnego kroku tworzenia opisu danej pozycji. Wypełnienie pozostałych pól jest pożądane i zasadne, jeżeli istnieje odpowiednia informacja lub ich wypełnienie wymagane jest przez odpowiednie zarządzenia.

Poniżej zaprezentowano charakterystykę wybranych pól.

Tytuł
Pole niepowtarzalne, przeznaczone na tytuł i dodatki do tytułu, poprzedzane dwukropkiem z odstępem po obu stronach znaku. Tytuł przejmuje się z dokumentu w języku oryginalnym i wprowadza w oryginalnym alfabecie, także w przypadku alfabetów niełacińskich np. cyrylicy, alfabetu arabskiego, hebrajskiego, greki, pisma chińskiego.

Wariant tytułu
Pole jest powtarzalne i zawiera odmiany właściwego tytułu, przede wszystkim występujące w publikacji, tytuły w innych językach, tytuł poddany transliteracji, według obowiązujących norm, jeżeli tytuł właściwy występuje w jednym z alafbetów niełacińskich. Więcej informacji o transliteracji tutaj.

Obowiązkowe jest również podanie w tym polu tytułu w języku angielskim, jeżeli opisywana praca jest w innym języku

Tytuł publikacji zbiorowej
Pole niepowtarzalne, przeznaczone jest na informacje o dokumencie macierzystym, czyli książce, z której pochodzi rozdział, będący przedmiotem opisu. Wówczas w polu tytuł umieszcza się tytuł rozdziału, a w polu tytuł publikacji zbiorowej - tytuł książki oraz po znaku równości "=" tytuł/y równoległe (jeżeli występują) i/lub tytuł poddany transliteracji, jeżeli tytuł publikacji zbiorowej jest w alfabecie innym niż łaciński.

Pola autor, redaktor, tłumacz, współtwórca itp.
Pola są powtarzalne, przeznaczone na podanie wszystkich osób biorących udział w powstaniu publikacji. Obowiązuje kolejność występująca na publikacji. Nazwisko i imię pracowników/doktorantów UJ należy odszukać i przejąć z bazy Pracowników UJ/Doktorantów UJ, dostępnej po kliknięciu na ikonkę z lewej strony pola. Jeżeli autor/współtwórca nie jest pracownikiem UJ, pole należy wypełnić wg wzoru: nazwisko, imię lub imiona.

ISSN
Pole niepowtarzalne, przeznaczone na wpisanie wartości numerycznej Międzynarodowego Znormalizowanego Numeru Wydawnictwa Ciągłego. Wypełnienie tego pola jest bardzo pożądane, ponieważ na podstawie numeru ISSN naliczana jest punktacja dla artykułów w czasopismach, które znajdują się na wykazie czasopism naukowych MNiSW. Wykaz czasopism naukowych znajduje się tutaj.

ISBN / ISMN / DOI - podanie tych numerów jest niezbędne do uznania publikacji za monografię naukową.

Adres URL - należy podać adres elektroniczny umożliwiający dostęp do pełnego tekstu publikacji oraz w sąsiednim polu datę dostępu.

Otwarty dostęp do publikacji - jeżeli pełny tekst dokumentu jest dostępny online bez ograniczeń należy określić rodzaj licencji (Creative Commons lub inna otwarta licencja) i uzupełnić pozostałe pola. Jeśli tekst nie jest dostępny bez ograniczeń, należy zaznaczyć opcję bez licencji otwartego dostępu do publikacji.

Słowa kluczowe w języku dokumentu
Pole wypełnia się tylko wtedy, gdy publikacja jest w innym języku niż język polski lub angielski.

Abstrakt w języku dokumentu
Pole wypełnia się tylko wtedy, gdy publikacja jest w innym języku niż polski lub angielski.

Udział % w powstaniu publikacji
Zaznacza się tylko wtedy, gdy wkład autorów w powstanie publikacji nie jest procentowo jednakowy.