Management of a mass event on the example of the Krakow Live Festival

W niniejszym opracowaniu opisano proces zarządzania imprezami masowymi na przykładzie Kraków Live Festiwal. Wydarzenia takie jak to stają się ikonami współczesnej kultury tworzonej przez młodych ludzi. Polskie instytucje kulturalne stają się miejscami gdzie wdrażane procesy zarządzania dotyczące wielu ważnych aspektów życia wszystkich ludzi. Imprezy masowe również wymagają owych procesów, a także spełnienia wielu norm technicznych związanych z bezpieczeństwem. Ponadto finansowanie wydarzeń kulturalnych przez miasta przynosi wiele korzyści materialnych i społecznych. Na początku procesu znajduje się decyzja o przeznaczeniu środków. Następnie miasto wraz z podmiotem komercyjnym lub tylko jeden z nich wybiera ewentualne miejsce docelowe. Musi dokonać niezbędnych formalności starając się o pozwolenia służb i urzędów. Dobra reklama i organizacja może przynieść korzyści tak jak w przypadku Kraków Live Festival.Analizie poddany został proces zarządzania festiwalem od strony organizatora. Było nim Krakowskie Biuro Festiwalowe. Na początku procesu zwrócili się o środki do prezydenta Miasta Kraków, aby zostać sponsorem tytularnym. Następnie wraz z agencją kulturalno-rozrywkową zorganizowali Kraków Live Festiwal. Pracownik biura chciał, aby miasto osiągnęło korzyści związane z organizacją tak dużego wydarzenia na terenie miasta. Przeprowadzono również badanie w formie kwestionariusza osobowego w grupie osób uczestniczących w Kraków Live Festiwal 2019. Na ich podstawie wyciągnięto wnioski. W przyszłości festiwal powinien rozszerzyć strefę sanitarną i gastronomiczna. Na podstawie wyników należy też stwierdzić, że promocje i rabaty na atrakcje w zabytkowej części miasta generują ruch turystyczny. Organizowanie imprez masowych wiąże się występowaniem wielu barier z którymi musi poradzić sobie organizator. Festiwal z dobrym procesem zarządzania, w którym bezpieczeństwo, organizacja, wykonawcy i miejsce będzie dobrze zaplanowane na pewno zwróci się dla miasta.

This study described the process of mass event management on the example of Krakow Live Festiwal. Events like this become icons of contemporary culture created by young people. Polish cultural institutions are becoming places where management processes concerning many important aspects of everyone's life are being implemented. Mass events also require these processes, as well as many technical standards related to safety. In addition, city funding of cultural events has many material and social benefits. Then the city, together with the commercial entity or just one of them, selects a possible destination. It has to make necessary formalities applying for permits of services and offices. Good advertising and organization can bring benefits, as in the case of Krakow Live Festival.The festival management process was analyzed from the perspective of the organizer. This was the Krakow Festival Office. Early in the process, they requested funds from the Mayor of Krakow to become the title sponsor. Then, together with a cultural and entertainment agency, they organized the Krakow Live Festival. The employee in the office wanted the city to reap the benefits associated with hosting such a large event on city property. A survey in the form of an in-person questionnaire was also conducted among people attending Kraków Live Festival 2019. Based on these, conclusions were drawn. In the future, the festival should expand the sanitary and catering zone. Based on the results, it should also be concluded that promotions and discounts for attractions in the historic part of the city generate tourist traffic. Organizing mass events involves many barriers that the organizer has to deal with. A festival with a good management process in which security, organization, performers and venue are well planned will definitely pay off for the city.