Volunteer retention in a non-governmental organization. A case study of the Polish Scouting Association

Praca dotyczy problemu retencji wolontariuszy w Związku Harcerstwa Polskiego, stanowiącego jedno z głównych wyzwań ograniczających rozwój organizacji. Analizowano w szczególności grupę nastoletnich członków, którzy po zdobyciu pierwszych doświadczeń instruktorskich często rezygnują z dalszej aktywności.Celem pracy była analiza wpływu wybranych czynników organizacyjnych na decyzję o kontynuacji służby instruktorskiej. Badaniem objęto: możliwości rozwoju, występowanie konfliktów, atmosferę zaufania, wsparcie i relacje z przełożonymi oraz satysfakcję z pełnionej funkcji. Zastosowano podejście mieszane, łączące badania ankietowe (część ilościowa) z wywiadami pogłębionymi (część jakościowa). Badanie miało charakter case study i zostało przeprowadzone w Hufcu Kraków-Krowodrza.Wnioski z pracy wskazują, że kluczowymi czynnikami, które zwiększają szanse na utrzymanie instruktora w organizacji, są: rozwój kontaktów towarzyskich, opracowanie spersonalizowanych planów rozwoju, promocja pozytywnego wpływu działalności w ZHP na samodzielność życiową oraz stworzenie adekwatnego systemu wsparcia dla drużynowych. Istotne okazały się również działania mające na celu poprawę wizerunku Komendy Hufca, wzmocnienie relacji z otoczeniem instytucjonalnym oraz dbałość o jakość relacji międzyludzkich w organizacji.Sformułowane rekomendacje wskazują na potrzebę wdrożenia mechanizmów wspierających rozwój młodych instruktorów, zwiększenia transparentności zarządzania, budowania kultury dialogu i wzajemnego zaufania, a także rozwijania struktur wsparcia i mentoringu. Ich implementacja może przyczynić się do zwiększenia retencji wolontariuszy oraz do stabilnego i zrównoważonego rozwoju ZHP.

The paper addresses the issue of volunteer retention within the Polish Scouting and Guiding Association (ZHP), which is one of the main challenges limiting the organization's further development. Particular attention was paid to a group of teenage members who often resign after gaining their first leadership experience.The aim of the study was to analyze the influence of selected organizational factors on the decision to continue serving as an instructor. The research covered areas such as: development opportunities, conflict occurrences, the atmosphere of trust, support and relationships with superiors, and job satisfaction. A mixed-method approach was used, combining a quantitative survey with qualitative in-depth interviews. The study was a case study and was limited in its scope to the Kraków-Krowodrza District.The findings indicate that the most significant factors increasing the likelihood of retaining an instructor in the organization are: expanding social contacts within the scouting community, developing personalized growth plans, intensifying the promotion of the positive impact of ZHP activities on the self-reliance of young people, and creating an adequate support system for unit leaders. Actions aimed at improving the image of the District Headquarters, strengthening relationships with institutional partners, and increasing the focus on the quality of interpersonal relations within the organization were also found to be important.The recommendations formulated in the paper point to the need to implement mechanisms that support the development of young instructors, increase management transparency, build a culture of dialogue and mutual trust, and expand support and mentoring structures. Implementing these changes could contribute to increased volunteer retention and the stable, sustainable development of the ZHP.