Internal communication in cultural institutions on the example of Muzeum Śląskie in Katowice

Celem niniejszej pracy jest odpowiedź na potrzebę usprawnienia przepływu informacji w organizacji w kontekście czynników na nią oddziałujących. Badania przeprowadzono w Muzeum Śląskim w Katowicach, gdzie poddano analizie narzędzia wykorzystywane do komunikacji, wpływ przeniesienia pracowników z dawnej siedziby do nowo powstałego kompleksu muzealnego oraz ocena poziomu integracji zatrudnionych. Praca ta wykorzystuje metodologię badań w działaniu (ang. action research), jako wynik chęci łączenia teorii badawczych z możliwością ich praktycznego wykorzystania. W ramach pracy określono stan komunikacji w muzeum, poznano potrzeby pracowników i wspólnie wypracowano rozwiązania usprawniające przepływ informacji. Badania zostały przeprowadzone w formie obserwacji o charakterze nieuczestniczącym, jak i uczestniczącym oraz wywiadów o charakterze pogłębionym. Wnioskiem płynącym z badań jest fakt, że istnieje wiele przyczyn trudności występujących w komunikacji wewnętrznej, jedną z nich jest ilość wytwarzanych informacji oraz nieefektywne zarządzanie zespołem przez niektórych kierowników działów. W odpowiedzi na te problemy przedstawiono instytucji szereg propozycji mających na celu między innymi wsparcie komunikacji nieformalnej, a w związku z tym odciążenie kierowników od nadmiaru odpowiedzialności za przepływ informacji, przy jednoczesnej próbie utrzymania w nich poczucia obowiązku względem swoich podwładnych. Propozycje te zostały zawarte w planie działania stanowiącym załącznik do niniejszej pracy.

The aim of this thesis is to respond to the need of improvement of the flow of information in an organization in the context of factors affecting it. The research was carried out at Muzeum Śląskie in Katowice. The research was focused on analyzing the tools used for communication, transferring employees from the former headquarters to the newly created museum complex and assessment of the level of integration of museum employees. Action research was the methodology used for the purpose of this work, to achieve the combination of research theories and possible practical solutions. The analysis defined the communication status in the museum, identified the needs of employees and helped to develop solutions to improve the flow of information. The research was conducted in the form of non-participant and participant observations and in-depth interviews. The conclusion from the research is the fact that there are many reasons for difficulties occurring in internal communication, one of them defined as the amount of generated information and the other one: inefficient team management in some of the departments. In response to these problems, a number of proposals aimed at supporting informal communication within the institution has been presented. These solutions are supposed to lift the responsibility of information flow of managers, while still maintaining a sense of responsibility for their subordinates. The mentioned proposals are included in the action plan for the organization, which is attached to this thesis.