Creating a volunteer management program in an organization. A case study

Niniejsza praca magisterska dotyczy opracowania programu zarządzania wolontariatem w organizacji pozarządowej na przykładzie Towarzystwa Białoruskiego. Celem pracy jest stworzenie spójnego programu zarządzania wolontariatem w tej organizacji na podstawie zbadanych motywacji i potrzeb wolontariuszy uwzględniając specyfikę badanej organizacji. Badania miały charakter action research i obejmowały analizę czatu wolontariuszy, obserwację niejawną uczestniczącą podczas spotkania wolontariuszy, analizę dokumentów wewnętrznych organizacji oraz ankietę skierowaną do obecnych wolontariuszy. Wyniki badań wskazują, że wolontariusze w dużym stopniu identyfikują się z organizacją i pozytywnie oceniają jakość wewnętrznej komunikacji. Jednak udział wolontariuszy w procesach decyzyjnych jest ograniczony. Ujawniły się także problemy z przeciążeniem aktywistów, brakiem systematycznych szkoleń i jasnych ścieżek rozwojowych. W odpowiedzi na te problemy zaproponowano program zarządzania wolontariatem obejmujący funkcję koordynatora, systematyczne spotkania, jasny podział ról, przejrzysty system nagradzania oraz cykl szkoleń dla wolontariuszy.

This master's thesis focuses on developing a volunteer management program for a non-governmental organization, using Towarzystwo Białoruskie (Belarusian Society) as a case study. The goal of this thesis is to create a cohesive volunteer management program for the organization based on the motivations and needs of its volunteers, while also taking into account the specific characteristics of the organization. The research was conducted as action research and included an analysis of the volunteers' chat, covert participant observation during a volunteer meeting, an analysis of the organization's internal documents, and a survey for current volunteers. The research findings indicate that the volunteers largely identify with the organization and positively evaluate the quality of internal communication. However, the volunteers' participation in decision-making processes is limited. Issues such as activists overload, a lack of systematic training, and unclear development paths were also revealed. In response to these problems, a volunteer management program was proposed that includes a volunteer coordinator role, systematic meetings, a clear division of roles, a transparent reward system, and a cycle of training sessions for volunteers.