The implications of digitalization for improving procurement processes in the supply chain: a case study of company XYZ

Celem niniejszej pracy magisterskiej jest ocena aktualnego stanu procesów zakupowych w przedsiębiorstwie XYZ oraz zbadanie stopnia ich cyfryzacji. Analiza obejmuje ocenę efektywności, przejrzystości oraz integracji procedur zakupowych z systemami finansowymi. Badania przeprowadzone w ramach pracy wskazują, że pracownicy przedsiębiorstwa XYZ oceniają obecne procesy zakupowe jako stosunkowo efektywne. Wykorzystanie technologii cyfrowych przynosi liczne korzyści, takie jak poprawa sprawności procesowania, zwiększenie przejrzystości, oszczędność czasu oraz lepsza organizacja pracy. Jednakże, zidentyfikowano również obszary wymagające usprawnień, w tym procedury finansowe, sourcing oraz proces tworzenia dostawcy w systemie. Wyniki badań sugerują, że cyfryzacja procesów zakupowych przyniosła istotne korzyści, lecz istnieją nadal obszary, które wymagają dalszych ulepszeń. Pracownicy dostrzegają potrzebę aktualizacji i uproszczenia procedur zakupowych oraz przyspieszenia procesów związanych z tworzeniem dostawców i księgowaniem potwierdzeń dostawy.Praca podkreśla konieczność ciągłego monitorowania i doskonalenia procesów zakupowych, aby maksymalizować korzyści płynące z cyfryzacji. Rekomendowane kierunki działań obejmują:-aktualizacja i uproszczenie procedur zakupowych: regularne przeglądy i aktualizacje procedur mogą zapewnić ich zgodność ze zmieniającymi się wymaganiami rynkowymi,-automatyzacja procesów tworzenia dostawców: wprowadzenie interaktywnych formularzy online i automatyzacja zatwierdzeń może znacznie przyspieszyć ten proces,-zwiększenie efektywności procesów księgowych: implementacja zaawansowanych systemów do zarządzania finansami i automatyzacja księgowania potwierdzeń dostawy mogą zredukować opóźnienia płatności,-szkolenia dla pracowników: regularne szkolenia z zakresu nowych technologii i procedur mogą zwiększyć efektywność pracy i poprawić zrozumienie procesów,-kontynuacja badań: dalsze badania mogą skupić się na długoterminowych efektach cyfryzacji oraz na porównaniu efektywności procesów zakupowych w różnych branżach i regionach.Wdrożenie bardziej zaawansowanych systemów informatycznych oraz dalsza integracja procesów zakupowych z systemami finansowymi przyczyni się do poprawy przejrzystości i efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa XYZ. Wyniki badań mają istotne implikacje zarówno dla praktyki zarządzania zakupami, jak i dla nauki, dostarczając przykładów wpływu cyfryzacji na efektywność procesów operacyjnych w przedsiębiorstwie.

The objective of this document is to evaluate the current state of procurement processes in XYZ Company and to assess the level of their digitalization. The analysis includes evaluating the efficiency, transparency, and integration of procurement procedures with financial systems. The research findings indicate that employees of XYZ Company generally view the current procurement processes as relatively efficient. The use of digital technologies provides numerous benefits, such as improved processing speed, increased transparency, time savings, and better work organization.However, areas requiring improvement were also identified, including financial procedures, sourcing, and the supplier creation process in the system. The study suggests that while the digitalization of procurement processes has brought significant benefits, there are still areas that need further enhancements. Employees recognize the need for updating and simplifying procurement procedures and accelerating processes related to supplier creation and good receipt booking.The document emphasizes the necessity of continuous monitoring and improvement of procurement processes to maximize the benefits of digitalization. Recommended actions include:-updating and simplifying procurement procedures: regular reviews and updates to ensure compliance with changing market demands,-automating supplier creation processes: implementing interactive online forms and automating approvals can significantly speed up this process,-increasing the efficiency of accounting processes: implementing advanced financial management systems and automating delivery confirmation accounting can reduce payment delays,-training for employees: regular training on new technologies and procedures can enhance work efficiency and improve understanding of processes,-continued research: further studies can focus on the long-term effects of digitalization and on comparing the efficiency of procurement processes across different industries and regions.Implementing more advanced IT systems and further integrating procurement processes with financial systems will contribute to improving the transparency and operational efficiency of XYZ Company. The research results have significant implications for both procurement management practices and academic study, providing examples of how digitalization impacts the operational efficiency of a company.