Electronic information management systems in the organization. Case Study of the NAVIGATOR365 implementation at the College of Economics and Computer Science in Kraków

Autor pracy magisterskiej postanowił poddać zjawisko elektronicznych systemów zarządzania informacją w organizacjach to analizie na przykładzie wdrożenia produktu NAVIGATOR365 w Wyższej Szkole Ekonomii i Informatyki w Krakowie (WSEI).Praca składa się z czterech rozdziałów i ma charakter teoretyczno-empiryczny. Pierwszy rozdział pracy ma na celu przedstawienie czym jest informacja, jak rozwijało się to pojęcie oraz jak nauka definiuje zarządzanie informacją. Opisany został również aspekt wykorzystywania informacji w organizacjach.Rozdział drugi skupia się na funkcjonalności systemów workflow służących do zarządzania informacją wewnątrz organizacji. Autor pracy podzielił tę część na cztery podrozdziały omawiające odmienne aspekty platform, mianowicie: obieg zadań, zarządzanie pracownikami i szansami sprzedażowymi, tworzenie aplikacji bez wykorzystywaniu kodu lub z jego opcjonalną implementacją, a także możliwości Business Intelligence i Artificial Intelligence.Rozdział trzeci jest wprowadzeniem do platformy NAVIGATOR365 wraz z opisaniem sposobu jej funkcjonowania, zarówno od strony użytkownika, jak i administratora systemu. Wymienione zostały sposoby wykorzystywania tego narzędzia, podstawowe elementy, z którego jest ono złożone w ten sposób, by każda osoba bez posiadania doświadczenia z podobnymi platformami, czy umiejętnościami informatycznymi, mogła zrozumieć działanie systemu.W czwartym rozdziale pracy przedstawiono case study wdrożenia NAVIGATORA365 w Wyższej Szkole Ekonomii i Informatyki w Krakowie. Celem badania było dokładniejsze poznanie działania wybranego systemu workflow oraz znalezienie sposobów na zwiększenie efektywności jego działania. W kolejnych podrozdziałach odpowiednio opisano poszczególne funkcjonalności platformy wykorzystywane w Wyższej Szkole Ekonomii i Informatyki takie jak: rekrutacja, praktyki, wnioski, aplikacja WSEI pomaga, wnioski studenckie, oraz zarządzanie studentami oraz pracownikami instytucji. Badanie dotyczyło wersji systemu z 30 maja 2023 roku w rzeczywistości odwzorowującej środowisko WSEI, natomiast bez danych wrażliwych. Informacje podane na wykonanych zrzutach ekranu oraz na przykładach zostały przygotowane na potrzeby badania. Bez zmian pozostały jednak wszystkie aplikacje, procesy, formularze, menu czy listy, tak, by maksymalnie możliwie odwzorować środowisko instytucji WSEI.

The author of the master's thesis decided to analyze the phenomenon of electronic information management systems in organizations using the example of the implementation of the NAVIGATOR365 product at the College of Economics and Computer Science in Krakow (WSEI).The work consists of four chapters and is of a theoretical and empirical nature. The first chapter of the work aims to present what information is, how this concept has developed and how science defines information management. The aspect of using information in organizations is also described.The second chapter focuses on the functionality of workflow systems used to manage information within the organization. The author of the work divided this part into four subchapters discussing different aspects of the platforms, namely: workflow, employee and sales opportunity management, creating applications without using code or with its optional implementation, as well as Business Intelligence and Artificial Intelligence capabilities.The third chapter is an introduction to the NAVIGATOR365 platform along with a description of how it functions, both from the user and system administrator's perspective. The ways of using this tool and the basic elements of which it is composed are listed, so that any person without experience with similar platforms or IT skills can understand the operation of the system.The fourth chapter of the work presents a case study of the implementation of NAVIGATOR365 at the University of Economics and Computer Science in Krakow. The aim of the study was to obtain a more detailed understanding of the operation of the selected workflow system and to find ways to increase the effectiveness of its operation. The following subsections describe the individual functionalities of the platform used at the University of Economics and Computer Science, such as: recruitment, internships, applications, the WSEI helps application, student applications, and management of students and employees of the institution. The study concerned the version of the system from May 30, 2023, which actually reproduces the WSEI environment, but without sensitive data. The information provided in the screenshots and examples was prepared for the needs of the study. However, all applications, processes, forms, menus and lists have remained unchanged, so as to replicate the environment of the WSEI institution as closely as possible.