Po opisaniu publikacji kolejnym krokiem jest wprowadzenie informacji istotnych dla przetwarzania danych w Polskiej Bibliografii Naukowej
W zakładce: wprowadź dane dla PBN należy:
Afiliację i jednostkę zatrudniającą należy zaznaczyć dla autora oraz wszystkich osób biorących udział w powstaniu publikacji. Jeżeli autor publikacji afiliuje publikację do innej jednostki naukowej (spoza UJ) lub nie jest pracownikiem Uniwersytetu Jagiellońskiego, należy zaznaczyć pole: nie afiliował. Wszystkie informacje podane w zakładce dotyczą roku wydania publikacji. Określenie jednostki zatrudniającej autora/współtwórcę w roku wydania publikacji dotyczy umowy o pracę, nie obejmuje umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o grant itp.
W przypadku jednostek niejednorodnych należy wybrać obszar wiedzy dominujący w zakresie działalności naukowej. Definicja jednostek niejednorodnych dostępna na stronie systemu POL-on. Jednostki spełniające warunki jednostki niejednorodnej określa rozporządzenie MNiSW § 20 ust. 5