Aby rozpocząć wprowadzanie opisu danej pozycji, należy się zalogować, a następnie w lewym górnym rogu z menu wybrać zakładkę Dodaj. Potem postępować zgodnie z podpowiedziami interfejsu, tj. wybrać kolekcję, do której rekord ma zostać przypisany (szczegóły opisane w zakładce kolekcje) i określić typ i podtyp opisywanego dokumentu (szczegóły opisane w zakładce typy dokumentów).
W kolejnym kroku należy utworzyć opis bibliograficzny dokumentu (szczegóły opisane w zakładce pola opisu bibliograficznego).
W następnym kroku podaje się dane niezbędne przy generowaniu raportów i łączeniu informacji w RUJ z systemem parametryzacji jednostek. Należy zaznaczyć afilację, tj. wskazać odpowiedni wydział wybrany z listy utworzonej z uwzględnieniem nazwisk i numerów osobowych autorów publikacji oraz umieścić dodatkowe informacje parametryczne (liczbę arkuszy wydawniczych, dane o otwartym dostępie, dane o konferencji w przypadku, gdy publikacja jest wydawnictwem konferencyjnym, numer projektu, gdy publikacja powstała w ramach realizowanego projektu itp.).
W następnym kroku należy uzupełnić dane dla PBN (szczegóły opisane w zakładce dane dla PBN).
W kolejnych krokach istnieje możliwość dodania pełnego teksu opisywanej publikacji (szczegóły opisane w zakładce zamieszczanie plików).
Po wprowadzeniu danych należy je zatwierdzić przyciskiem zdeponuj.
Przycisk zapisz i wyjdź służy do zapisania opisu publikacji na własnym koncie. Nie umożliwia przesłania opisu publikacji do Repozytorium.